REGULAMIN ORGANIZACYJNY

PODMIOTÓW LECZNICZYCH ALLMEDICA sp. z o.o., ALLMEDICA MEDYCYNA ESTETYCZNA sp. z o. o., ALLMEDICA Badania Kliniczne sp. z o. o. sp. k., Alldiagnostica sp. z o. o.

  1. Postanowienia ogólne
    1. Allmedica sp. z o.o. oraz Allmedica Medyczyna Estetyczna sp. z o. o., ALLMEDICA Badania Kliniczne sp. z o. o. sp. k., Alldiagnostica sp. z o. o., zwane dalej łącznie ALLMEDICA są podmiotami leczniczymi, działającymi na podstawie ustawy z dnia 15 kwietnia 2011r. o działalności leczniczej (Dz. U. Nr 112, poz. 654) i przepisów wydanych na jej podstawie.
    2. Do wykonywania zadań przez Allmedica ustala się wewnętrzną organizację, przedstawioną w dalszej części niniejszego Regulaminu.
  2. Firma podmiotu leczniczego
    1. Podmioty lecznicze działają pod firmą: Allmedica sp. z o.o., Allmedica Medycyna Estetyczna sp. z o.o. oraz ALLMEDICA Badania Kliniczne sp. z o. o. sp. k., Alldiagnostica sp. z o. o..
    2. Podmiot leczniczy używa nazwy skróconej: Allmedica, Allestetis, Alldental, Alldiagnostica.
  3. Cele i zadania podmiotu leczniczego
    1. Celem Allmedica jest zapewnianie podstawowej opieki zdrowotnej, udzielanie ambulatoryjnych świadczeń zdrowotnych w zakresie działań służących ratowaniu, przywróceniu i poprawie zdrowia, wykonywanie operacji w ramach funkcjonującego bloku operacyjnego oraz innych działań medycznych wynikających z procesu leczenia lub przepisów odrębnych regulujących zasady ich wykonywania.
    2. Do zadań Allmedica w szczególności należą:
      1. udzielanie świadczeń zdrowotnych z zakresu podstawowej opieki zdrowotnej
      2. udzielanie świadczeń zdrowotnych z zakresu specjalistycznej opieki zdrowotnej, w ramach kompetencji lekarzy różnych specjalności,
      3. przeprowadzanie badań przesiewowych i bilansowych określonych grup ludności.
  4. Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa podmiotu leczniczego
    1. W skład Allmedica wchodzą przedsiębiorstwa podmiotu leczniczego:
      1. Allmedica sp. z o. o.
      2. Allmedica Medycyna Estetyczna sp z o. o.
      3. ALLMEDICA Badania Kliniczne sp. z o. o. sp. k.
      4. Alldiagnostica sp. z o. o.
    2. Nadzór merytoryczny nad działaniem podmiotu leczniczego sprawuje Prezes Zarządu poszczególnych spółek.
  5. Przebieg procesu udzielania świadczeń zdrowotnych w jednostkach organizacyjnych podmiotu leczniczego
    1. Świadczenia zdrowotne udzielane są wyłącznie przez pracowników, którzy posiadają odpowiednie kwalifikacje do wykonywania świadczeń, potwierdzone dyplomami, certyfikatami i spełniających odpowiednie wymagania zdrowotne.
    2. Proces udzielania świadczeń zdrowotnych rozpoczyna się przy wykorzystaniu szeregu możliwych kanałów komunikacji:
      • Telefonicznie - dzwoniąc do Centrum Obsługi Pacjenta Allmedica pod nr +48 22 610 10 10
      • e-rejestracji – rejestrując się on-line przy użyciu strony allmedica.pl lub alldiag.pl lub allestetis.pl lub alldental.pl
      • Strefy Self check-in – rejestracjąc się w placówkach w dedykowanych do tego celu kioskach
      • Aplikacji Messenger – możliwość szybkiej rejestracji 24h/d, 7 dni w tygodniu przy wykorzystaniu automatycznego bota
      • Bota głosowego – automatyczny konsultant dostępny 24h/d, 7 dni w tygodniu, rejestracja możliwa przy pomocy głosowego wybór dostępnych terminów oraz specjalizacji
      • Kontakt osobisty z Rejestracją w danej placówce
      Pacjenci korzystając z ww kanałów komunkikacji zgłaszają się m.in. w celu umówienia wizyty u lekarza, potwierdzenia wizyty/zmiany terminu/odwołania swojej obecności.
    3. W Rejestracji pacjent zobowiązany jest okazać:
      1. skierowanie od Partnera Medycznego – w przypadku gdy umowa pomiędzy Allmedica, a Partnerem Medycznym przewiduje udzielenie świadczenia na podstawie skierowania,
      2. kartę ubezpieczenia – w przypadku gdy pacjent korzysta ze świadczenia zdrowotnego w ramach umowy Allmedica z Partnerem Medycznym i umowa ta przewiduje identyfikację tożsamości pacjenta na podstawie karty,
      3. dowód tożsamości – w każdym przypadku gdy istnieje potrzeba potwierdzenia tożsamości osoby.
    4. W Rejestracji pacjent zobowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o upoważnieniu określonej osoby do wglądu w dokumentację medyczną za życia pacjenta i po jego śmierci (lub o nieupoważnieniu nikogo), a także o zgodzie na udzielenie świadczeń zdrowotnych, zgodnie z Art. 17 i Art. 26 ustawy z dnia 6.11.2008r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz.U.08.52.417)
    5. Zgoda na udzielenie świadczenia zabiegowego musi być złożona przez pacjenta każdorazowo, przed rozpoczęciem zabiegu, z wyjątkiem zabiegu iniekcji.
    6. Zgoda na udzielenie świadczenia zabiegowego osobie niepełnoletniej musi być złożona przez opiekuna ustawowego takiej osoby.
    7. Po zarejestrowaniu się do lekarza, w umówionym dniu i o określonej godzinie pacjent odpowiednio wcześniej zgłasza się do przyjęcia we wskazanej placówce i gabinecie lekarskim. Na określony typ wizyty należy przybyć:
      1. 10 min. przed wizytą - standardowa wizyta lekarska
      2. 30 min. przed wizytą - wizyta medycyny pracy/ badanie endoskopowe/ zabieg
      3. 1 h przed wizytą – operacja, inne (w tym badania przesiewowe raka jelit grubego)
    8. W przypadku konieczności wykonania uzupełniającego badania diagnostycznego, konsultacji specjalistycznej lub zabiegu, w trakcie udzielania świadczenia zdrowotnego, świadczenia te realizowane są niezwłocznie.
    9. W miarę możliwości konsultacje lub badania towarzyszące powinny odbywać się w tym samym pomieszczeniu, bez konieczności przemieszczania się pacjenta. Dopuszcza się przejście pacjenta do innych pomieszczeń, jeśli uzasadnione jest to niezbędnym wyposażeniem technicznym lub warunkami przeprowadzenia konsultacji (zabiegu).
    10. W trakcie udzielenia świadczenia zdrowotnego pacjent ma prawo do uzyskania wszystkich niezbędnych wyjaśnień, dotyczących postawionej diagnozy, a także zaproponowanego leczenia.
  6. System potwierdzania / odwoływania / anulowania wizyt
    1. W celu zwiększenia dostępności terminów wizyt ALLMEDICA stosuje system potwierdzania obecności w ramach dokonanych rezerwacji.
    2. W tym celu z pacjentami podejmowany jest wielokrotny kontakt w formie sms, wiadomości głosowej (bot) oraz telefoniczny. ALLMEDICA podejmuje kilkakrotny kontakt z pacjentem z prośbą o potwierdzenie wizyty („wybierz 1”) lub jej anulowanie („wybierz 2”). Każdorazowo potwierdzenie lub anulowanie danej wizyty przez pacjenta zakańcza kontakt ze strony ALLMEDICA.
    3. Ilość prób kontaktu z pacjentem jest ograniczona.:
      • W przypadku pacjentów, którzy posiadają telefony komórkowe:
        - max. dwukrotna wysyłka wiadomości sms
        - max. trzykrotny kontakt z wiadomością głosową (bot),
        - max. dwukrotny kontakt ze strony Konsultanta ds. Obsługi Pacjenta
        –> sumarycznie daje to łącznie 7 prób kontaktu z pacjentem
      • W przypadku pacjentów posiadających telefony stacjonarne:
        - max. trzykrotny kontakt z wiadomością głosową (bot)
        - max. dwukrotny kontakt ze strony Konsultanta ds. Obsługi Pacjenta
        –> łącznie możliwych 5 prób kontaktu z pacjentem
      • W przypadku pacjentów posiadających numer zagraniczny:
        –> łącznie możliwych 5 prób kontaktu z pacjentem
    4. Dla zwiększenia możliwości odwołania wizyty Allmedica udostępnia również dodatkowe kanały komunikacji dzięki którym w łatwy i szybki sposób pacjent może poinformować podmiot realizujący świadczenie o swojej rezygnacji z zarezerwowanej wizyty, dając tym samym możliwość skorzystania z zarezerwowanego wcześniej terminu innym pacjentom.
    5. Pacjent zatem może niezależnie od dnia tygodnia oraz pory dnia odwołać swoją wizytę:
      • smsem w odpowiedzi na otrzymaną prośbę o potwierdzenie wizyty (wybierz 1) lub jej anulowanie (wybierz 2)
      • za pomocą swojego indywidualnego konta na e-rejestracji dostępnej pod adresem: allmedica.pl lub alldiag.pl lub allestetis.pl lub alldental.pl, po wybraniu swojej wizyty klikając ODWOŁAJ
    6. Ponadto w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:30 do 20:30 oraz w soboty w godzinach od 8:00 do 18:00 pacjent może zrezygnować z wizyty dzwoniąc do CENTRUM OBSŁUGI PACJENTA na numer +48 22 610 10 10
    7. W przypadku braku potwierdzenia wizyty, Allmedica zastrzega sobie możliwość braku przeprowadzenia wizyty.
    8. Nie wymagają potwierdzenia rezerwacje, dla których wizyta zaplanowana jest na dzień w którym dokonano rezerwacji jak również kolejny dzień roboczy. W przypadku wymienionych sytuacji rezerwacja wizyty zostaje potwierdzona automatycznie. Nie wymagają potwierdzenia również rezerwacje potwierdzone przez ubezpieczyciela.
    9. W przypadku dwukrotnego niestawienia się na wizytę w ramach Ośrodka Środowiskowej Opieki Psychologicznej i Psychoterapeutycznej dla Dzieci i Młodzieży (NFZ) lub odwołania tejże wizyty w czasie krótszym niż 6 godzin roboczych pracy placówki, wszystkie pozostałe umówione rezerwacje Pacjenta zostaję odwołane. Pacjent w przypadku chęci skorzystania z dalszej pomocy Ośrodka musi rozpocząć cykl terapeutyczny od nowa.
  7. Ograniczenie możliwości korzystania z dostępnych kanałów komunikacji

    Z uwagi na chęć dostarczenia pacjentom szerokiego wachlarzu możliwych świadczeń, dostępnych terminów jak również świadczenia usług na możliwie najwyższym poziomie ALLMEDICA zabiega o obecność swoich pacjentów w potwierdzonych przez nich terminach.

    W sytuacji pojawienia się u pacjenta większej ilości nieuzasadnionych nieobecności ALLMEDICA ograniczy pacjentowi możliwość korzystania z proponowanych udogodnień, tj. możliwości korzystania z wygodnych kanałów komunikacji poprzez wprowadzenie systemowej blokady uniemożliwiającej ich wykorzystanie.

    Powyższe dotyczy wizyt odbywających się w oparciu o Umowę z NFZ. Nałożenie blokady zależne jest od ilości nieobecności, które wystąpiły w zakreślonym okresie czasu:

    • 2 nieobecności w ciągu 14 dni
    • 3 nieobecności w ciągu 90 dni
    • 6 nieobecności w ciągu 365 dni

    W sytuacji nałożenia blokady systemowej pacjent traci możliwość zdalnego (dostępne kanały komunikacji) umówienia wizyty. W przedmiotowej sytuacji pacjent musi udać się do dowolnej placówki w celu osobistego umówienia wizyty. Po dokonaniu rezerwacji w placówce nałożona blokada zostaje automatycznie usunięta – pacjent ponownie ma możliwość dokonywanie zdalnej rezerwacji wizyt.

  8. Warunki współdziałania z innymi podmiotami wykonującymi działalność leczniczą w zakresie zapewnienia prawidłowości diagnostyki, leczenia, pielęgnacji i rehabilitacji pacjentów oraz ciągłości przebiegu procesu udzielania świadczeń zdrowotnych
    1. Allmedica w ramach realizacji swoich zadań może współpracować z innymi podmiotami wykonującymi działalność leczniczą, organizacjami społecznymi, fundacjami, stowarzyszeniami naukowymi i innymi instytucjami, których statutowym zadaniem jest działanie na rzecz zdrowia społeczeństwa.
    2. Allmedica w swojej działalności współpracuje z innymi podmiotami wykonującymi działalność leczniczą na podstawie obustronnej umowy o współpracy.
    3. Umowa o współpracy z podmiotami wykonującymi działalność leczniczą obejmuje warunki kierowania pacjentów, finansowania świadczeń i nadzoru nad jakością wykonanego świadczenia zdrowotnego.
    4. Nadzór nad prawidłowością procesu udzielania świadczeń zdrowotnych wykonywanych przez inne podmioty wykonujące działalność leczniczą sprawuje odpowiednio prezes zarządu danej spółki.
    5. W uzasadnionych medycznie przypadkach lekarz wydaje skierowania na badania diagnostyczne, do poradni specjalistycznych.
    6. Lekarz w przypadkach uzasadnionych medycznie wydaje skierowania na leczenie balneoklimatyczne i sanatoryjne, zgodnie z odrębnymi przepisami.
    7. W razie potrzeby lekarz wydaje niezbędne zaświadczenia o stanie zdrowia i przysługujących uprawnieniach z tytułu stanu zdrowia lub stopnia niepełnosprawności, w tym także zaświadczenia okresowej niezdolności do pracy (ZUS ZLA).
  9. Wysokość opłat za udostępnienie dokumentacji medycznej
    1. Za pierwszy wyciąg lub odpis dokumentacji medycznej, kopia dokumentacji medycznej, sporządzenie wyciągu, odpisu lub kopii dokumentacji medycznej na elektronicznym nośniku danych pacjent nie ponosi żadnych opłat.
    2. Każdy kolejny wyciąg dotyczący tej samej dokumentacji medycznej jest odpłatny:
      1. 1 strona wyciągu lub odpisu dokumentacji medycznej 10,90 zł (brutto).
      2. 1 stronę kopii dokumentacji medycznej - 0,75 zł (brutto).
      3. udostępnienie dokumentacji medycznej na informatycznym nośniku danych (na płycie CD-R) w wysokości 5,50 zł (brutto).
  10. Organizacja procesu udzielania świadczeń zdrowotnych w przypadku pobierania opłat
    1. W przypadku świadczenia zdrowotnego odpłatnego, pacjent przed rozpoczęciem udzielania tego świadczenia ma prawo poznać jego cenę.
    2. Świadczenia zdrowotne odpłatne są realizowane na podstawie:
      1. umowy z pracodawcą – w tym przypadku rozliczenie następuje w okresach ustalonych w umowie, a pracownik korzystający ze świadczenia zdrowotnego nie jest obciążany kosztami usługi,
      2. umowy z Partnerem Medycznym lub towarzystwem ubezpieczeń – w tym przypadku rozliczenie następuje w okresach miesięcznych, ustalonych w umowie, a pacjent korzystający ze świadczenia zdrowotnego nie jest obciążany kosztami usługi,
      3. indywidualnego rozliczenia z pacjentem.
    3. W przypadku świadczeń odpłatnych finansowanych indywidualnie, pacjent ma możliwość uregulowania należności za usługę po jej zakończeniu, z wyjątkiem operacji i zabiegów, gdzie należność jest uiszczana zawsze przed zabiegiem/operacją.
    4. Zapłata za wykonane odpłatne świadczenia zdrowotne może być dokonana:
      -wpłatą gotówkową za pokwitowaniem
      -kartą
      -przelewem na wskazany rachunek - w przypadku przedpłat za świadczenia realizowane w formie telemedycyny oraz firm, które mają zawartą z Allmedica umowę
    5. Na życzenie pacjenta, za zrealizowanie odpłatnego świadczenia zdrowotnego, wystawiana jest faktura. Wówczas pacjent zamiast paragonu fiskalnego otrzymuje fakturę. Wraz z informacją o chęci otrzymania faktury Pacjent musi przed jej wystawieniem podać nr NIP kontrahenta, na którego faktura ma być wystawiona.
    1. Wysokość opłat za udzielanie świadczenia zdrowotnego innego niż finansowane ze środków publicznych Opłaty mogą być pobierane od pacjentów w następujących przypadkach:
      1. za świadczenia medyczne:
        1. w przypadku udzielenia świadczenia pacjentowi nieubezpieczonemu, lub takiemu który nie potrafi udokumentować swojego prawa do świadczeń medycznych w ramach zawartych umów o udzielanie świadczeń zdrowotnych, zawartych z płatnikami, Partnerami Medycznymi, towarzystwami ubezpieczeniowymi,
        2. w przypadku udzielania świadczenia pacjentowi, który zgłosił się do Allmedica w trybie przyjęcia prywatnego,
        3. w przypadku udzielenia świadczenia pacjentowi, który korzysta ze świadczenie nie objętych umowami z NFZ
      2. za czynności administracyjne:
        1. za wydanie odpisu, wypisu lub kopii dokumentacji medycznej, zgodnie z odpowiednimi przepisami w tym zakresie
        2. za wydanie odpisu, wypisu lub kopii dokumentacji medycznej, potwierdzonej przez lekarza, dla potrzeb ubezpieczeniowych, zgodnie z odpowiednimi przepisami w tym zakresie
        3. za wydanie orzeczenia lekarskiego o stanie zdrowia pacjenta, dla potrzeb innych niż proces leczenia i diagnozowania choroby,
        4. za wydanie orzeczenia lekarskiego z przeprowadzonego badania kierowców, kandydatów dla kierowców lub pracowników, zgodnie z odpowiednimi przepisami w tym zakresie i zawartymi umowami o współpracy
    2. Wysokość opłat za świadczenia zdrowotne inne niż finansowane ze środków publicznych określona jest na stronie internetowej allmedica.pl, alldental.pl, allestetis.pl, alldiag.pl osobno dla każdego rodzaju świadczenia
  12. Wysokość opłat za wizytę potwierdzoną i nieodwołaną
    1. Każda zarezerwowana wizyta o charakterze komercyjnym nie odwołana co najmniej 4h przed potwierdzoną wizytą traktowana jest jako wizyta płatna. W takim wypadku nieobecność pacjenta na zaplanowanej w rejestrze wizycie nie zwalnia go od poniesienia za nią płatności, gdyż Allmedica dopełniła wszelkich możliwych starań, będąc w gotowości do spełniania świadczenia ponosząc z tego tytułu szereg kosztów operacyjnych.
    2. Opłata za wizytę, na której pacjent się nie pojawił, regulująca koszty operacyjne, o których mowa w pkt. 1 wynosi 100 zł (kara umowna).
    3. Opłaty związane z wizytą dotyczącą małoletniego obciążają jego opiekunów prawnych.
    4. Płatność za wizytę musi być uregulowana przed kolejną zaplanowaną wizytą. W sytuacji jej nieuregulowania zastosowanie ma zapis zawarty w rozdziale kolejnym.
    5. Zwolnienie z płatności, o której mowa w pkt. 2 może nastąpić wyłącznie w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach rozpatrywanych w drodze złożonej Reklamacji przesłnej na adres: reklamacje@allmedica.pl.
    6. Zwolnienie z płatności, o którym mowa w pkt. 5 musi być udokumentowane przez pacjenta przedłożeniem pisemnego lub mailowego usprawiedliwienia nieobecności uargumentowanego obiektywnymi przesłankami.
    7. Odstępstwem od konieczności udokumentowania swojej nieobecności są uprawdopodobnione sytuacje, w których nieobecność pacjenta wynikała z obiektywnych okoliczności, na które pacjent nie miał wpływu.
    8. W przypadku nieuregulowania płatności, o której mowa w pkt. 2 Allmedica Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do zablokowania pacjentowi-dłużnikowi dostępnych form komunikacji w tym m.in. konto pacjenta (e-rejestracja), możliwość rejestracji telefonicznej, chat, chatbot. W takim wypadku możliwą formą zarejestrowania wizyty jest stawienie się w dowolnej placówce Allmedica i dokonanie rezerwacji osobiście po uprzednim uregulowaniu należności. Istnieje również możliwość uregulowania należności przelewem i przesłanie na dedykowany adres mailowy potwierdzenia wykonania przelewu celem odblokowania dostępnych form komunikacji.
  13. Postępowanie dochodzenia należności od dłużników Allmedica
    1. Allmedica stosuje procedurę windykacyjną w wyjątkowych przypadkach, w których pacjent w sposób jawny uchyla się od uregulowania powstałej należności. Procedura windykacyjna poprzedzona jest nie obciążoną kosztami próbą kontaktu z Pacjentem i prośbą o uregulowanie należności celem polubownego zakończenia sprawy.
    2. Wysokość opłat naliczanych wobec pacjenta, który nie uregulował płatności za wizytę w przypadku wszczęcia wobec takiego pacjenta procedury windykacyjnej:
      1. Koszt przygotowania i wysyłki I monitu – 25 zł
      2. Koszt przygotowania i wysyłki II monitu – 25 zł
      3. Koszty przygotowania i wysyłki listu windykacyjnego wystosowanego przez Kancelarię zewnętrzną – 61,50 zł
    3. Przebieg procedury windykacyjnej oraz skutki jej zastosowania
      • Koszty za poszczególne etapy procedury windykacyjne naliczane są adekwatnie do podjętych w danym czasie działań
      • W przypadku braku uregulowania należności głównej wraz z naliczonymi kosztami windykacyjnymi na etapie procedury windykacyjnej kwota, która skierowana zostanie na drogę postępowania sądowego stanowi sumę należności głównej i łącznych kosztów postępowania windykacyjnego.
    4. W odniesieniu do małoletnich Pacjentów powyższe koszty obciążają ich opiekunów prawnych solidarnie.
  14. Skargi/zażalenia/reklamacje

    Na każdym etapie udzielania świadczenia zdrowotnego pacjent ma prawo do złożenia skargi/ zażalenia na zachowanie lub czynności personelu Allmedica bądz też złożenia Reklamacji odnośnie pozostałych kwestii, które dotyczyły realizowanego świadczenia. Skargi/ zażalenia/ reklamacje przyjmowane są przez pracowników Centrum Obsługi Pacjenta oraz Rejestracji Allmedica jak również pod adresem milowym reklamacje@allmedica.pl. Skarga/ zażalenie/ reklamacja może być złożona ustnie lub pisemnie. Na każdą skargę złożoną pisemnie należy udzielić pisemnej odpowiedzi w terminie nie przekraczającym 30 dni.

  15. Postanowienia końcowe
    1. Regulamin organizacyjny ustala Prezes Zarządu Allmedica Sp. z o.o. wraz z Prezes Zarządu Allmedica Medycyna Estetyczna Sp. z o.o., Członkiem Zarządu Allmedica Badania Kliniczne sp. z o.o. sp. k. oraz Prezesem Zarządu Alldiagnostica sp. z o. o.
    2. W sprawach nieuregulowanych regulaminem organizacyjnym zastosowanie mają odrębne przepisy.
    3. Podanie regulaminu do wiadomości pacjentów następuje poprzez udostępnienie go na wniosek pacjenta w Rejestracji, umieszczenie na stronie internetowej, e-rejestracji ALLMEDICA, jak również poprzez udostępnienie go za pośrednictwem Kiosków Self Check-in
    4. Postanowienia regulaminu zostają podane do wiadomości wszystkich zatrudnionych w Allmedica.
    5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 19.09.2022 r.